Auto aziendali per dipendenti

Autore Andrea Pilotti

Le auto aziendali per dipendenti, sono l’esempio pratico del rapporto che spesso lega il mondo dell’auto a quello del lavoro. Sono tante, infatti, le aziende grandi e piccole che possiedono automobili da porre al servizio dell’attività e dei loro eventuali operatori. Leggi la guida per conoscerne caratteristiche, tipologie, e come scegliere il modello di auto aziendale per dipendenti, commercianti o privati, in base a criteri di qualità, prezzo e corretta informazione per il consumatore.

Auto aziendali per dipendenti

Caratteristiche

Le auto aziendali per dipendenti vanno a formare quella che viene definita la ‘flotta aziendale’, o il parco auto: sono automobili che hanno una particolare definizione giuridica rispetto alla gestione dei ricambi, della manutenzione ordinaria e straordinaria, dell’IVA, etc. Spesso, inoltre, queste auto sono destinate anche all’uso privato del dipendente a cui sono state assegnate: i questi casi parliamo di ‘fringe benefit’, ossia un ulteriore beneficio o gratificazione rispetto a quelli concordati dalla categoria a cui appartengono da contratto, che l’azienda stessa può decidere di estendere ai propri lavoratori. È una pratica, questa, riconosciuta ufficialmente nel ’97 da una specifica norma legislativa. Sono tanti, i modi in cui un’azienda può acquistare un mezzo aziendale, in base alle proprie esigenze e possibilità.

  • Acquisto
    Se l’azienda ha a disposizione sufficienti liquidi, può scegliere il vero e proprio acquisto di un’auto aziendale, pagando in contanti o con rate. Se da una parte questo metodo permette all’azienda di diventare effettiva proprietaria di un bene, dall’altra però comporta che l’IVA relativa all’acquisto del veicolo sia pagata immediatamente; in più bisogna anche tenere conto delle evoluzioni del mercato, che determinano di volta in volta il valore del bene acquistato. In più è sempre l’azienda, in caso di acquisto, a doversi occupare di tutta la burocrazia, così come della manutenzione del mezzo.
  • Leasing
    Questo particolare tipo di contratto consente di ‘conservare’ un diritto di proprietà sull’automobile aziendale grazie alla quota di riscatto prevista al termine del contratto, e soprattutto di rateizzare il pagamento detraendo piano piano le quote di leasing dalle imposte previste. Anche in questo caso, però, è l’azienda a doversi occupare dell’amministrazione burocratica e della manutenzione del veicolo. In quanto modalità di acquisto non impegnativa, il leasing è una realtà molto diffusa nel mondo aziendale, di tutti i settori. Rispetto ai tradizionali acquisti a rate, nel caso del leasing le rate non si pagano per l’acquisto del bene ma per poterlo utilizzare per un determinato periodo di tempo. Questo significa che il veicolo diventa di proprietà dell’azienda solo quando, e se, questa deciderà di ‘riscattarla’ pagando il saldo finale, altrimenti rimane di proprietà della società erogatrice del leasing.
  • Noleggio
    In questo casi si parla di noleggi a lunga durate, altrimenti chiamati full leasing, e sono di gran lunga i metodi più vantaggiosi per dotare la propria azienda di una o più auto aziendali. Nonostante infatti non esista la possibilità di riscattare il mezzo dopo un determinato periodo stabilito dal contratto, esonera le aziende da tutte le pratiche burocratiche così come da eventuali oneri per la manutenzione dei veicoli. Si tratta, in questo caso, di quella che viene definita gestione in outsourcing della mobilità di un’azienda. L’azienda deve solo scegliere la società di noleggio che offre le condizioni contrattuali più vantaggiose. Trattandosi però di un libero accordo, benché ufficiale, tra due parti e non di un contratto regolamentato, potrebbero verificarsi malintesi o eventuali disaccordi su alcune delle clausole del contratto, soprattutto per quel che riguarda lo stato in cui l’auto viene restituita alla fine del tempo previsto. Un altro dei punti deboli di cui bisogna tenere conto riguardo a questo particolare metodo sono i tempi di consegna, che potrebbero diventare un problema quando il noleggiatore non ha subito a disposizione il mezzo richiesto.  L’azienda leader di mercato per questo settore di business è senza dubbio la LeasePlan, una società olandese fondata nel ’63 con uffici e filiali in tutto il mondo, la cui grande esperienza e professionalità è garanzia di grande serietà. Il noleggio rappresentano quindi un esempio di gestione amministrativa esterna del parco auto aziendale, i cui termini anglosassoni sono ‘outosourcing’ o ‘administrative fleet management’, e soprattutto un modo per incrementare l’efficienza della flotta aziendale limitando gli sprechi e ottimizzando le risorse aziendali. è sufficiente rivolgersi a un amministratore esterno dotato di esperienza, che si occuperà di tutto.

Uso

Il primo scopo di una flotta aziendale è, ovviamente, permettere agli operatori che vi lavorano di spostarsi, anche se spesso il dipendente a cui viene assegnata una macchina la utilizza anche al di fuori della sfera lavorativa. Quando questo succede è importante che ci sia un preciso accordo tra il dipendente e l’azienda, che stabilisca a priori le regole di questo utilizzo, in modo da evitare inconvenienti futuri. Prima di tutto, infatti, la società che offre un’auto aziendale a uno dei suoi dipendenti è tenuta a stabilire una serie di regole molto rigorose, che vengono chiamate car policy, riguardo all’utilizzo dell’automobile. Una di queste regole potrebbe essere, ad esempio, che l’autovettura possa essere guidata solo dal dipendente a cui viene affidata, o a un’eventuale altra persona solo se in possesso di un’apposita delega.  Sono due, i modi in cui una società può mettere una o più auto a disposizione dei suoi dipendenti:

  • Uso personale
    In cui ad ogni dipendente corrisponde una determinata automobile. In questo caso l’assegnatario del mezzo è tenuto a contribuire con una quota di leasing o alla ditta in caso questa sia proprietaria del veicolo, o sempre alla ditta affinché questa possa pagare a sua volta le rate alla società che ha attivato il leasing. Solitamente le aziende offrono ai dipendenti automobili aziendali dotate dei minimi requisiti di funzionalità relativi all’utilizzo per cui sono destinate. Solitamente, infatti, appartengono alle categorie C, D ed E, ossia sono automobili medie, medie superiori e superiori: per trasportare piccole quantità di merci o materiali, per spostamenti sia brevi che lunghi e come rappresentanza. Il dipendente ha comunque sempre la facoltà di richiedere un’auto più accessoriata o appartenente a una categoria superiore rispetto a quella assegnatasi: in questo caso ovviamente ci sarà da pagare una differenza di prezzo. Questa ultima pratica viene chiamata upgrading. Può succedere che a un singolo dipendente vengano anche affidate più auto, sia come forma di gratificazione verso il dipendente sia per convenienza fiscale dell’azienda stessa, poiché in caso di una seconda auto, il dipendente deve pagare di tasca sua un contributo, ossia una quota di leasing, proprio come se stesse noleggiando l’auto.
  • Car sharing
    Chiamata anche multiproprietà, prevedere la condivisione dell’utilizzo del mezzo tra più dipendenti. È un modo tutto nuovo di gestire la flotta aziendale, che non vincola una persona a una sola automobile ma consente ai dipendenti di prenotarne l’uso in base alle proprie esigenze. Anche i questo caso gli autoveicoli sono gestiti in outsourcing e internamente, di modo che le varie richieste non si sovrappongano. Le auto in questione vengono parcheggiate in appositi garage, situati nei punti nevralgici dell’attività lavorativa. Per poter partecipare alla multiproprietà è necessario, in ogni caso, pagare un fee di partecipazione: questo garantisce il diritto di prenotazione dell’auto. Il reale vantaggio di questo metodo consiste sostanzialmente nel risparmio: si paga solo quando si utilizza effettivamente il mezzo.

Trattamento fiscale

Senza entrare troppo nel dettaglio del trattamento fiscale a cui sono sottoposte le aziende che si dotano di una o più auto aziendali, è importante però tenere presente che le condizioni sono molto variabili in base al tipo di contratto scelto, ossia se si tratta di auto di proprietà, in leasing o a noleggio a lungo termine. Indipendentemente da queste differenziazioni, però, c’è da dire che il nostro paese è oggetto di una grande polemica da parte degli interessati a questa categoria, poiché il nostro sistema fiscale risulta essere eccessivamente rigido e opprimente in materia di auto aziendali, soprattutto se vogliamo porre come pietra di paragone tutti gli altri paesi dell’Unione Europea.

Un’eccessiva rigidità, infatti, non può che andare a danneggiare il mercato stesso dell’auto, che già versa in condizioni pressoché critiche, ponendo grossi limiti all’acquisto da parte delle società interessate alla creazione di una flotta aziendale. Il problema principale, infatti, è la deducibilità delle spese vive di utilizzo e dell’IVA sull’acquisto di un mezzo aziendale. In Italia, infatti, il costo dell’auto e le eventuali spese di manutenzione di un’auto aziendale non possono essere dedotte dall’imponibile, così come non si può neanche detrarre l’IVA, se non una piccola percentuale, che viene pagata al momento dell’acquisto della macchina.

In più, anche l’ammortamento di questa spesa è purtroppo piuttosto limitato. In poche parole, possiamo affermare che un’azienda che acquista un’automobile, riceve lo stesso trattamento che riceverebbe un privato, senza poter accedere a nessuno dei vantaggi fiscali che sono invece previsti per l’acquisto di altri tipi di beni. Il resto dell’Europa, in misura diversa rispetto alla nazione ma nella media molto più dell’Italia, offre in ogni modo un vantaggio maggiore alle aziende; è per questo che, da molti anni, è in corso una protesta di varie imprese e associazioni, contro questa specifica politica fiscale adottata dal nostro governo. C’è anche da dire però, a difesa di quest’ultimo, che le restrizioni sopraelencate sono in atto con lo scopo di assicurare allo stato un maggiore controllo sull’effettiva destinazione di queste auto aziendali, ossia che non siano acquistate per altre motivazioni che quelle lavorative; qualsiasi imprenditore o proprietario di un’azienda, infatti, potrebbe acquistare un autoveicolo sostenendo di doverlo utilizzare per lavoro, ma poi utilizzandolo solo nell’ambito privato, evitando così di pagare le relative tasse previste dal nostro sistema fiscale.

L’unico moto per poter sfruttare una vera agevolazione fiscale nel caso dell’acquisto di un’auto aziendale è di immatricolarla come autocarro, e poterne dimostrare l’utilizzo solo ed esclusivamente nell’ambito lavorativo. Questo però fa sì che il proprietario di un’azienda possa acquistare un’auto anche di un certo valore, come un fuoristrada o un SUV, e limitarne l’utilizzo ai soli sedili anteriori: in caso contrario, e soprattutto in caso di controllo da parte della Polizia, potrebbero esserci una serie di complicazioni. In ogni caso, è doveroso ricordare che questa polemica tra governo e associazioni esiste per via dello scarto tra la normativa europea riguardo all’IVA relativa alle auto aziendali, e la nostra legge.

In Europa, infatti, la normativa risulta essere tassativa solo se riguarda una tassa nata dopo la stessa normativa in questione, e l’IVA è una tassa istituita nel 1979, quindi un anno dopo, e quindi deve assoggettarsi a questa norma. Come in parecchi casi, sono previste alcune eccezioni ma sono troppi anni, ormai, che il nostro sistema fiscale si appella a questa normativa e le associazioni interessate stanno facendo pressioni proprio perché ci sia un adeguamento alle medie europee, a costo di appellarsi all Corte di Giustizia europea, che è l’unica istituzione che avrebbe sufficiente potere per dare disposizioni precise. E se lo stato non provvederà in tempo utile a colmare autonomamente questo varco, potrebbe finire per esservi obbligato, elargendo consistenti rimborsi e inaugurando, così, una nuova epoca nella gestione dell’IVA.

Gestione

Oltre al veicolo in sé, ci sono altre cose da prendere in considerazione nell’ambito delle auto aziendali.

  • Fuel Card: introdotta nel 2004, è una carta che ha le funzioni di un bancomat e che viene emesso direttamente dalle varie compagnie petrolifere, che le aziende assegnano ai dipendenti di modo che possano pagare i rifornimenti: i questo modo si evita di dover perdere tempo e risorse per gestire le richieste di rimborso, e soprattutto garantisce una maggiore trasparenza da parte del dipendente sulla quantità di carburante effettivamente acquistata.
  • Incidenti stradali: questo argomento, relativamente a un’auto aziendale, è assai delicato e giuridicamente parlando decisamente complesso, anche se le statistiche ci dicono che nella maggior parte dei casi gli incidenti subiti dalle auto aziendali non sono molto rilevanti, essendo queste auto destinate nella grande maggioranza dei casi all’uso urbano. In questo caso è sufficiente che l’auto possa contare su una buona copertura assicurativa e su un contratto chiaro e trasparente con il noleggiatore, nel caso in cui il veicolo sia a nolo. In caso di incidente non grave, infatti, è importante più che altro che l’auto venga sostituita con una courtesy car per tutto il tempo necessario alla riparazione di quella danneggiata, senza danneggiare il normale svolgimento delle attività lavorative. Solitamente in questi casi sarà l’azienda a occuparsi degli oneri relativi alla riparazione.
  • Multe: eventuali infrazioni devono essere pagate dalla persona che ha infranto il codice; l’azienda interviene solo quando non è possibile risalire all’identità del guidatore che ha commesso l’infrazione. Il dipendente ha in ogni modo la possibilità, e il tempo, di contestare la multa e di dimostrare che non era effettivamente lui alla guida del veicolo quando l’infrazione è stata commessa. In caso questo non avvenga, il costo della multa sarà detratto automaticamente dallo stipendio, anche se solitamente, in caso di dipendenti dei livelli più alti l’azienda stessa può decidere di accollarsi l’onere del pagamento.
  • Patente a punti: anche per questo argomento valgono le stesse regole in atto nel caso di multe e infrazioni, ossia sarà il guidatore che sarà riconosciuto colpevole di aver commesso l’infrazione a subire la decurtazione dei punti relativi all’infrazione commessa; questo però avviene solo nel caso in cui si ci sia la certezza assoluta di chi era alla guida, e se l’azienda non provvedere a comunicare all’apposito Ente l’identità del guidatore colpevole, o se non fosse in grado di risalire alla sua identità, è tenuta al pagamento di una multa che può variare tra i 343,35 e i 1376,55 euro.

In ogni modo, l’azienda deve sempre stabilire molto chiaramente le aporie regole riguardo all’utilizzo di un’auto aziendale, di modo da non lasciare alcun dubbio o incertezza in caso di incidenti, multe, infrazioni e punti della patente.

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