Come scegliere un Registratore di Cassa

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Con questo strumento le annotazioni contabili di ciò che è stato venduto sono rapide e sicure ed ogni qual volta si rilascia lo scontrino, questo viene fatto in doppia copia (uno per l’acquirente e uno per la Finanza). Leggi la nostra guida per conoscerne caratteristiche, tipologie e come scegliere il modello più adatto alla tua attività commerciale.

A cosa serve

Grazie al registratore di cassa, si può facilmente e velocemente ottenere la somma dei beni venduti, senza dover fare calcoli, e così da richiedere immediatamente al cliente il giusto prezzo. Nella forma gli odierni registratori sono ancora molto simili ai primissimi modelli, che erano già meccanizzati e studiati per far aprire la cassa in contemporanea alla pressione sul tasto del totale.

C’è da dire che la tecnologia e l’informatica anche in questo caso hanno avuto il loro ruolo rilevante per il miglioramento delle prestazioni, ma il concetto del registratore di cassa è ancora oggi lo stesso: inserire i diversi importi e ricavarne la sommatoria in maniera semplice e immediata.

In più, adesso si può inserire la cifra pagata dal cliente, e in automatico il registratore calcolerà anche il resto da rendere. Per adempiere agli obblighi di legge, poi, lo scontrino che viene rilasciato dal registratore di cassa è fiscale, e automaticamente ne vene registrata una copia che, a fine giornata, permetterà di fare il calcolo complessivo del venduto anche ai fini delle dichiarazioni fiscali.

Fin qui si è descritto il registratore di cassa più semplice, ma è possibile strutturare questo strumento in maniera ancora più complessa, collegandolo ad esempio ad un meccanismo di lettura dei codici a barre, che evita di dover inserire per ogni prodotto il suo importo, velocizzando ancora di più il lavoro (esemplare che possiamo vedere in qualsiasi supermercato).

È inoltre possibile collegare il registratore di cassa ad una bilancia, utile soprattutto per quei prodotti (si veda il pane, l’affettato, etc) che vengono venduti al kg o all’etto. Infine, per consentire il pagamento tramite bancomat o carte di credito, è sufficiente collegare al registratore di cassa un sistema adeguato, denominato POS.

Leggi anche la disciplina che regola i misuratori fiscali.

Tipologie di registratori di cassa

È naturale che i registratori di cassa, precursori dei moderni sistemi tecnologici di pagamento, abbiano subito una evoluzione nel corso degli anni. I tempi sempre più frenetici e l’aumento delle vendite hanno necessariamente provocato una velocizzazione e una semplificazione del processo di calcolo del registratore.

Sebbene sia ancora in uso in moltissimi esercizi commerciali il registratore di cassa “base”, (che richiede l’inserimento dei singoli importi e che possiede alcune funzioni come calcolo dello sconto, somma, subtotale e gestione dell’IVA, con il cassetto che deve essere aperto manualmente alla fine di ogni battitura o che si apre premendo una serie di tasti), il registratore di cassa ora definisce anche modelli più evoluti. Se infatti colleghiamo il registratore ad una semplice bilancia pesa oggetti, abbiamo già un sistema più tecnologico, che permette di fare la somma totale di diversi beni acquistati a peso.

Anche in questo caso, il registratore memorizza i prezzi per ogni singola cosa, e potrà generare o uno scontrino unico finale, oppure una sorta di “promemoria” che verrà poi battuto insieme ad altri acquisti non soggetti a questa operazione (si veda il caso dei banchi carne, salumi, formaggi, etc… all’interno di un supermercato, dove il conto finale e il pagamento viene fatto alla cassa e non direttamente al banco).

Sempre per rimanere in tema di strutture esterne e collegate al registratore, si può menzionare il lettore di codici a barre, che velocizza i processi di calcolo poiché non è necessario inserire pezzo per pezzo l’importo, ma la lettura del codice a barre di ciascun prodotto fa comparire sul registratore il prezzo di quel singolo oggetto.

Tale operazione è resa possibile poiché, all’interno della memoria del registratore, è già inserito l’abbinamento tra un determinato codice a barre ed il suo prezzo, che potrà essere variato, ad esempio, in caso di promozioni o sconti. Infine, anche il POS può essere annoverato tra i miglioramenti tecnologici apportati ai registratori di cassa. In tal modo, infatti, il pagamento può essere fatto anche tramite supporti elettronici, grazie al collegamento tra cassa e POS.

Anche queste innovazioni, senz’altro importantissime, possono andar bene per esercizi di media dimensione, ma per grandi catene o megastore ci sono altre e più importanti esigenze, come gestire riordini e scorte di magazzino, tenere traccia delle vendite.. attività che non possono essere fatte a livello di singolo registratore di cassa, ma che necessitano di database e strutture informatiche più ampie.

In questi casi infatti i dati vengono comunicati dai singoli registratori a un sistema centrale. In tal modo, oltre ad adempiere le sue funzioni primarie, il registratore di cassa funge da raccoglitore di dati, necessari per il corretto andamento del magazzino. Si potranno così effettuare più facilmente gestione delle scorte e ordini.

Come scegliere un registratore fiscale di buona qualità

Anche se vi sono diverse varianti del registratore di cassa, capire qual è il modello che fa per noi non è certamente un’impresa. Anzitutto, va stabilito se le merci che trattiamo necessitano, ai sensi di legge, del rilascio di scontrini fiscali. Infatti alcuni esercizi, come le tabaccherie o i giornalai e benzinai, non devono rilasciare lo scontrino fiscale, e pertanto potranno chiedere un registratore di cassa senza tale funzione ( quindi che non conserva una copia degli scontrini battuti).

Questo discorso comincia a non reggere più se i prodotti venduti all’interno dei suddetti commerci non sono quelli soliti, ma vengono integrati con la vendita di altri prodotti che invece richiedono il rilascio dello scontrino fiscale. In quel caso, infatti, sarà necessario dotarsi di un registratore di cassa fiscale.

Per questo particolare tipo di registratore di cassa, al fine di evitare possibili alterazioni da parte del commerciante, viene posto un sigillo tramite piombatura e si effettua periodicamente una revisione presso i centri adibiti che abbiano ricevuto l’autorizzazione del Ministero delle Finanze. Determinato questo punto, non ci resta che analizzare il volume dei nostri affari per decidere se è il caso che il nostro registratore sia semplice oppure dotato di sistemi più sofisticati.

Ad esempio, se il registratore di cassa non serve a molto, perché facciamo parte di quegli esercizi commerciali per i quali lo scontrino non è richiesto, ma occasionalmente può capitare di vendere prodotti per i quali lo scontrino fiscale sia necessario, sarà meglio optare per un registratore semplicissimo, che serva nella sostanza a battere solo gli scontrini, e che magari non preveda tutta una serie di optional come il conteggio del resto, oppure l’apertura automatica della cassa, etc.

Valutazione diversa sarà fatta per quei negozi che, invece, trattano esclusivamente prodotti soggetti a scontrino fiscale: in tal caso il minimo indispensabile è quello di collegare tali registratori ad un sistema di pagamento elettronico. A mano a mano che aumenta il nostro giro di vendite, anche le funzioni del registro di cassa dovranno aumentare.

Ad esempio, se abbiamo un piccolo negozio di alimentari sarà necessario velocizzare i tempi dato che i clienti acquisteranno più pezzi contemporaneamente. Per questo motivo, potrebbe esserci d’aiuto una periferica che legga il codice a barre dei singoli prodotti.

Il lettore potrà essere da banco o a pistola, e grazie agli automatismi presenti, inserirà automaticamente il prezzo del prodotto evitando di batterlo manualmente. Per fare ciò occorre tuttavia che il registratore sia collegato ad una banca dati informatica, dove sono memorizzati tutti i codici a barre e i relativi prezzi. Se il volume di affari è di grossa distribuzione, non basterà un singolo computer, ma probabilmente ci vorrà un software apposito che riesca a soddisfare le nostre esigenze.

Dove acquistarlo

Per acquistare un registratore di cassa, basterà recarsi presso una qualsiasi azienda che tratti questo tipo di prodotti. Grazie all’esperienza del personale, sarà facile riuscire a scegliere il registratore adatto alle nostre vendite. Il discorso si fa leggermente più complicato se abbiamo già preliminarmente convenuto di dover acquistare un registratore di cassa fiscale. È essenziale non incorrere in multe, e far si che il misuratore fiscale risponda esattamente ai requisiti richiesti dal Governo. Per andare sul sicuro, meglio rivolgersi a rivendite specializzate, e sulle quali possiamo contare per il rilascio della garanzia.

Internet è un buono strumento per sondare i diversi prezzi del mercato ed eventualmente per acquistare il registratore a prezzi competitivi, e magari con un piccolo sconto. Se non siamo a conoscenza di rivenditori di fiducia o ne cerchiamo uno particolarmente qualificato, possiamo fare una piccola ricerca sul web per leggere recensioni o indicazioni sulla azienda alla quale possiamo rivolgerci.

Per l’alternativa del registratore di cassa non fiscale, si potrà valutare anche l’opzione di un acquisto di seconda mano. Sicuramente su internet le proposte non mancheranno, ma è possibile acquistare registratori di cassa non fiscali usati anche presso alcune rivendite che abbiano questo tipo di servizio.

Rientrano nel novero dei negozi consultabili per l’acquisto dei registratori anche quelli che si occupano in generale della vendita di materiale di ufficio. In queste rivendite, infatti, è possibile acquistare i rotoli per la battitura di scontrini fiscali, oltre che poter usufruire di un’assistenza tecnica per l’ipotesi di uno scorretto funzionamento dello strumento.

Questo aspetto non è da sottovalutare, poiché un guasto al registratore di cassa può voler dire compromettere l’attività commerciale non solo da un punto di vista fiscale, ma anche tecnico, non potendo vendere niente a meno che non si abbia a portata di mano un blocchetto per registrare a mano le vendite effettuate.

Quanto costa un registratore di cassa?

Ad aumentare il prezzo del registratore di cassa, oltre al macchinario in sé, ci sono chiaramente le periferiche e le aggiunte esterne come lettore a codice a barre, POS, etc.. se non abbiamo grosse esigenze, per un registratore di cassa privo del cassetto e senza alcuna funzionalità aggiunta, si possono arrivare a spendere fino a 600 euro, con piccole oscillazioni dovute alla marca e ad alcune caratteristiche tecniche che per certi modelli sono inserite dei default.

Scegliere un registratore di cassa base non significa rinunciare alla possibilità di collegare il registratore ad un computer, in modo tale che anche se abbiamo un piccolo negozio, potremo sempre aver presente la quantità di merce ancora presente in magazzino, e quindi pianificare al meglio i nostri ordini, evitando sprechi e gestendo al meglio il nostro negozio.

Le tipologie più sofisticate e con incluso il cassetto dove vengono riposte monete e banconote possono arrivare a costare fino a 915 euro. Anche in questo caso, potremmo riuscire a trovare qualcosa di più economico, rinunciando a qualche piccola caratteristica tecnica e scegliendo una marca più economica. Per chi si sta chiedendo quanto occorre per integrare il proprio registratore con delle periferiche esterne, indicativamente ci si aggira intorno ai 60- 210 euro. Questa soglia è in riferimento al lettore di codici a barre, che può essere a banco o a pistola, mentre per una bilancia il prezzo arriva a salire fino a 920 euro.

Più fortunati coloro che vogliono aggiungere un lettore POS per i pagamenti elettronici: il costo in questo caso può essere anche nullo oppure, in caso di affitto, legato al canone da pagare. In genere, infatti, questi macchinari vengono forniti dalle stesse banche dove faremo accreditare i pagamenti ricevuti con bancomat o carta di credito. Se si parla di grosse catene di distribuzione, probabilmente le offerte di modelli standard tenderanno ad essere poco efficienti. Si potrà allora richiedere un software di gestione apposito, ma le cifre da considerare in questo caso sono notevolmente più alte, per lo meno qualche migliaio di euro.

Questa spesa però varrebbe la pena di essere sostenuta in quei casi dove ci sono più punti vendita collegati, ciascuno dei quali beneficerebbe di un sistema centrale creato su misura per l’esercizio commerciale. In tal modo, l’ingente spesa iniziale andrebbe ripartita tra i vari punti vendita. Questa mossa può avere anche il suo tornaconto ai fini di marketing, potendo beneficiare di uno strumento unitario con il quale monitorare le vendite di più zone, e captare segnali importanti dai diversi campioni di clienti.

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