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Fax: un dispositivo per inviare documenti attraverso il doppino telefonico

Gli apparecchi fax permettono di trasmettere documenti in modo semplice attraverso le linee telefoniche. Un fax arriva al destinatario molto più velocemente di una lettera, ed è un sistema di comunicazione economico. Anche in seguito alla proliferazione delle email, le attività commerciali continuano a considerare questi sistemi indispensabili per trasmettere velocemente contratti, ricevute e altri documenti scritti. Leggi la guida per conoscerne caratteristiche, tipologie, carta e come scegliere il modello di fax più adatto alle tue esigenze di casa e ufficio.

Fax

Tipologie

Il funzionamento dei fax è molto semplice: l’apparecchio scansiona ogni pagina e converte l’immagine in una serie di punti chiari e scuri. Questo pattern viene poi tradotto in toni audio e trasmesso attraverso le linee telefoniche. L’apparecchio ricevente “sente” i toni, crea una griglia e stampa l’insieme di punti per produrre delle copie in bianco e nero delle pagine originali. I fax a colori esistono, ma non sono molto diffusi. Anche se esiste uno standard a colori, molti produttori ancora non lo usano. Al momento, l’unico modo affidabile per mandare dei fax a colori è tra due apparecchi della stessa marca. In futuro, gli standard dovrebbero stabilizzarsi e dovrebbero diventare disponibili apparecchi a colori a getto di inchiostro e laser.

I due tipi principali stampano su carta semplice e non sulla carta termica usata dai vecchi modelli, rendendo i fax accartocciati e che sbiadivano rapidamente, un ricordo del passato. I prezzi sono abbastanza variabili. I più economici sono i modelli a trasferimento termico ed a getto d’inchiostro. I veri fax commerciali possono sostenere meglio lo stress che molte imprese impongono ai loro apparecchi, e sono una scelta migliore per imprese che dipendono dai fax per documenti importanti.

  • Getto d’inchiostro
    Questi apparecchi producono un testo relativamente chiaro a un costo basso, e sono una buona scelta se ricevete meno di 30 fax al giorno. Se ne ricevete di più o desiderate una maggiore velocità di stampa, considerate un apparecchio laser.
  • Laser
    Usano un motore di stampa che sfrutta i LED (diodo a emissione di luce), la stessa tecnologia delle stampanti laser. I laser usano dei toner per produrre velocemente immagini ad alta qualità su carta comune. La stampa Laser/LED è molto affidabile e richiede poco oltre al toner e alla carta. Sappiate, però, che gli apparecchi fax laser costano più degli apparecchi a trasferimento termico o di quelli a getto d’inchiostro.
  • Trasferimento termico
    La tecnologia a trasferimento termico usa il calore per trasferire l’inchiostro da un nastro a un foglio di carta. Gli apparecchi a trasferimento termico sono molto affidabili, economici e più diffusi nel mercato dei consumatori rispetto agli apparecchi professionali. Hanno alcuni svantaggi, tra cui una qualità di stampa mediocre e il fatto che siano abbastanza rumorosi.

Assicuratevi di considerare il costo del toner o dell’inchiostro, paragonandolo al numero di pagine che consente di stampare. Ad esempio, una cartuccia a getto d’inchiostro può costare 12 euro e stampare 400 pagine, mentre un toner per apparecchio laser potrebbe costare 100 euro ma stampare 5000 pagine, permettendo di risparmiare nel lungo periodo.

Memoria

I modelli professionali hanno una memoria interna che permette di conservare le pagine ricevute e inviate. La quantità di memoria necessaria per conservare una pagina dipende dalla densità dell’immagine, ma in genere 512 kilobyte bastano per 20 – 25 pagine.
Se la memoria standard non è sufficiente, la maggior parte dei modelli professionali accetta delle memory card aggiuntive. Esistono tre tipi di funzioni di memoria:

  • Ricezione Out-of-paper
    Una delle funzioni di memoria più utili, salva i documenti in arrivo in memoria se la carta è finita.
  • Quick scan
    Con la funzione quick scan, potete inserire una pagina in memoria prima di iniziare la trasmissione. In questo modo non dovrete aspettare vicino all’apparecchio fino al termine dell’invio.
  • Dual scan
    Questa funzionalità utilizza la memoria per permettervi di mandare e ricevere fax contemporaneamente.

Ad esempio, potete inserire nella memoria un documento da inviare mentre ne state ricevendo un altro. Il fax in memoria verrà poi inviato automaticamente appena la linea telefonica sarà libera.

Carta

Che dimensioni hanno le pagine che inviate più spesso? Gran parte dei sistemi utilizzano carta standard 8,5” x 11”. Se avete bisogno di inviare o ricevere documenti legal size o 11” x 17”, assicuratevi che l’apparecchio che state considerando di acquistare supporti questi formati. Organizzazioni che ricevono fax su carta legal-size dovrebbero acquistare un apparecchio con due vassoi per la carta, in modo da poter stampare fax legal- e letter-size su fogli di dimensioni appropriate senza dover scambiare i vassoi della carta.

Alcuni apparecchi stampano le pagine in ordine inverso, dall’ultima alla prima. Comprate un apparecchio di questo genere solo se non vi crea problemi riordinare le pagine prima di leggerle. Molti apparecchi possono essere collegati a un computer per essere usati come stampante e/o scanner. Praticamente tutti possono essere utilizzati come “fotocopiatrici di emergenza” – non offrono l’intera gamma di funzioni o la velocità di una fotocopiatrice dedicata, ma se vi occorrono solo un paio di copie possono evitarvi il viaggio in copisteria. Se volete utilizzare il vostro fax per stampare gli indirizzi sulle buste, controllate se l’apparecchio che state considerando di acquistare supporta la funzione di stampa su buste o etichette. L’invio a scopo pubblicitario di fax non richiesti è una forma di spam – ed è illegale.

Assicuratevi di inviare dei documenti con offerte ai soli clienti che ne abbiano fatto richiesta. D’altra parte, se ricevete dei fax indesiderati, gli apparecchi che possono salvare i messaggi in arrivo per stamparli più tardi sono utili: aprite l’anteprima del fax prima di stamparlo e cancellatelo direttamente. Questi sistemi tendono ad essere molto affidabili, con una durata di vita media di cinque anni, specialmente se ricevete meno di 50 pagine al giorno. Ricordate di pulire periodicamente la finestra di scansione ed eventuali filtri anti-polvere dell’apparecchio.

Come scegliere

Aspettatevi che gli apparecchi con tante funzioni costino più degli apparecchi standard. Apparecchi veloci con diversi carrelli per la carta, capacità broadcast e più memoria per ricevere i documenti e conservare i numeri faranno sollevare il prezzo. Se mandate abitualmente lo stesso fax a diverse persone, cercate un apparecchio che supporti bene il broadcasting. Questa funzione vi permetterà di fare la scansione della pagina una sola volta e mandarla a tutti i destinatari che inserirete.

Sistemi con più alte velocità di invio, anche se in genere costano di più, spesso vengono ammortizzati da una riduzione sui costi delle bollette telefoniche, una parte significativa del costo totale dell’invio dei fax. La maggioranza dei modelli attuali trasmette a una velocità massima di 36,6 kilobit per second (kbps). Questa velocità equivale a un tempo di invio per singola pagina compreso tra sei e dieci secondi. Alcuni modelli più economici hanno una velocità massima di soli 14,4 kpbs, comunque superiore rispetto alla velocità di 9,6 kpbs, che anni fa rappresentava lo standard. A prescindere dalle loro velocità massime, due sistemi fax possono sempre comunicare. Tuttavia, si collegheranno alla velocità massima dell’apparecchio più lento.

Altro fattore importante sono i protocolli di compressione dei dati, perchè riducono il tempo richiesto per spedire una pagina, descrivendola attraverso una quantità minima di dati. Virtualmente, tutti gli apparecchi hanno un protocollo di compressione di base, chiamato Modified Huffman (MH).

Apparecchi che utilizzano i più avanzati protocolli Modified Read (MR) o Modified Modified Read (MMR) possono inviare documenti a una velocità del 25% superiore. Alcuni apparecchi utilizzano protocolli di compressione proprietari per aumentare ulteriormente la velocità di trasmissione. Dovreste considerare, tuttavia, che questi protocolli funzionano soltanto tra apparecchi della stessa marca. A meno che non scambiate spesso dei fax tra due uffici che utilizzano lo stesso tipo di apparecchio, non noterete riduzioni significative dei costi di invio con sistemi di compressione marca-specifici.